Afin de faciliter le travail de tous, voici un pense-bête des questions qui se posent lors d’un projet de numérisation :

Cerner précisément le besoin va nous permettre d’élaborer un cahier des charges efficace.

 

1 – Bien définir le projet :

– Quel type d’archive ? Livres, documents volants, autres… ? Quelle taille des documents ?
– Quelle quantité ? (en pages, mètres linéaires, etc.)
– Dans quel état sont les documents ? Certains sont-ils très abîmés ?
– Faut-il prévoir une manipulation particulière ? Faut-il envisager une action destructive ? (exemple : suppression de la reliure)
– Y a-t-il des documents qu’il est plus important de numériser que d’autres ?

 

2 – Quel est l’objectif de la numérisation ?

  • Conservation :
    – Combien de temps seront stockées les archives physiques ?
    – Combien de temps seront stockées les archives numériques ?
    – Les moyens mis en oeuvre sont-ils suffisants pour atteindre ces objectifs ?
    – Est-ce l’occasion de repenser le conditionnement physique ?
    – Les méthodes de stockage numérique sont-elles en adéquation avec les objectifs ? (exemple : une information se détériore en 5-10 ans sur un cd-rom)

 

  • Faciliter l’accès à l’information
    – Les archives numériques seront-elles stockées sur un serveur interne, externe, des supports physiques, les trois à la fois ?
    – L’indexation est-elle satisfaisante ?
    – Qui en a besoin ? Par qui sont-elles consultables ?

 

  • Valoriser les documents
    – Est-on bien certain de disposer des droits pour diffuser le contenu des documents en question ?
    – Quelle diffusion est prévue ? (exemple : faut-il prévoir une résolution suffisante pour des tirages grands formats ?
    – Les documents numériques ont-ils besoin d’un traitement particulier ? (exemples : nettoyage des tâches, accentuation du contraste, etc.)
    – Faut-il créer des documents numériques particuliers ? (exemple : livre numérique)

 

3 – Dresser un cahier des charges

Une fois toutes ces questions posées, il faut déterminer les caractéristiques des fichiers numériques attendus :

– Résolution (exemples : 300dpi pour une diffusion exclusivement numérique, 1200dpi pour l’impression de détails agrandis)
– Format des fichiers (exemples : JPEG pour un poids réduit, le TIFF ou RAW pour des documents nécessitant des retouches, le PDF pour des fichiers complexes)
– La livraison doit-elle se faire sur support physique ou par transfert direct ?
– A-t-on besoin qu’une copie supplémentaire soit conservée par sécurité par NPIA ?
– Quelles sont les deadline ? Etablir un calendrier

 

Enfin, il ne reste plus qu’à demander un devis !

 

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